Quand on parle de l’organisation d’un projet web, que ce soit un sujet technique ou créatif, que l’on projette une refonte globale d’un site web ou l’optimisation d’un parcours utilisateur sur un site existant, on retrouve invariablement un profil au sein des équipes, le chef de projet, que l’on peut aussi appeler “chef de projet MOA”

Véritable pierre angulaire de l’organisation, le chef de projet digital se retrouve au milieu d’experts et de clients. Il doit pouvoir comprendre (sans maîtriser) les métiers des uns et des autres et pour cela, il est important de se former en continu afin de compléter ses compétences et être toujours “à jour”.
Vous l’aurez compris, le chef de projet fait le lien entre plusieurs mondes, on pourrait imaginer un milieu relayeur dans un match de foot, il n’est ni en défense, ni en attaque, mais finalement, il est sur tous les fronts, on lui demande de savoir tout faire et surtout de pouvoir jouer avec tout le monde.

Alors, oui, l’analogie avec le foot est certainement simpliste, mais elle n’en est pas moins valable : un chef de projet doit s’adapter à ceux qui sont autour de lui tout en imposant son rythme de gestion de projet.

Nous accordons de l’importance à la gestion de votre projet

Le chef de projet connaît toutes les facettes de la gestion de projet. Son art, c’est de ne rien laisser au hasard. Son don, c’est de savoir anticiper les difficultés à venir pour permettre à tout le monde d’avancer sereinement

Même sur un sujet qui peut paraître simple, il est nécessaire de mettre en place une organisation projet efficace. Penser qu’un outil de messagerie comme Slack permettra à une équipe de se passer de gestion de projet est sans aucun doute une fausse bonne idée. 

La gestion de projet, ce n’est pas seulement envoyer des emails et organiser des réunions, mais c’est donner du rythme et s’assurer que les difficultés des uns n’empêchent pas l’avancée du travail des autres. 
La méthode de gestion de projet est importante, on peut citer les plus répandues :

  • La méthode waterfall qui consiste à travailler chaque étape les unes après les autres, comme dans un cycle en V “classique”
  • La méthode agile qui permet de découper et paralléliser des étapes pour aller plus vite et avoir la capacité réorienter plus facilement si les besoins évoluent 

Le Chef de projet Limpide est garant du planning de projet web

Lorsque vous entreprenez un projet web, vous aurez généralement 3 indicateurs principaux à surveiller :

  • Le coût
  • Les délais
  • La qualité

La gestion de projet permet surtout de maîtriser les délais et les coûts. On ne va pas aborder la qualité car c’est un critère bien plus subjectif que les deux autres. 
Le planning doit donc être un élément partagé, accessible au client et à toutes les parties prenantes qui sont amenées à collaborer sur le projet. Elles doivent pouvoir exprimer leurs difficultés en temps réel pour permettre au chef de projet digital, qui a une vision globale, de trouver les solutions pour tenir le planning. 

Bien sûr, il peut y avoir des dépassements, et dans ce cas, on attend du chef de projet une transparence totale vers le donneur d’ordre pour trouver ensemble des solutions.

Nous vous aidons à atteindre vos objectifs stratégiques

Pour que la gestion de projet soit la plus efficace possible, il faut que les objectifs stratégiques du projet soient formalisés et ouverts à l’ensemble des intervenants. Ce sont les points que nous abordons lors de nos ateliers stratégiques, car nous constatons que si certains de vos objectifs ne sont pas communiqués, il paraît impossible d’anticiper les difficultés qui pourraient entraver l’atteinte de ces derniers. 

Mais finalement, le management de projet est protéiforme, car il existe une multitude de projets tous très différents les uns des autres. On retrouve des chefs de projets “sites web”, “supports de communication”, “big data”, “moyens de paiements”, etc. 

Ce qui diffère moins, ce sont les mécanismes associés à la méthodologie de gestion de projet. On retrouve différentes écoles et chez Limpide, on est friands des méthodologies Agile, Lean Start-up et un peu de Scrum. On n’applique aucune de ces méthodes au pied de la lettre, mais on s’est inspiré de chacune pour créer notre méthode 4D qui permet à nos chefs de projets d’allier rigueur, efficacité et adaptabilité

Les étapes de la gestion de projet web dans une agence digitale :

Étape 1 : La Réunion kick off 

Une des étapes les plus importantes de la gestion de projet agile, c’est la première réunion de lancement : le kick off. Il est nécessaire de réunir toutes les parties prenantes du projet afin que toute l’équipe projet ait le même niveau d’information et partage les enjeux liés au projet. 
L’ordre du jour est assez simple :

  • Présentation des équipes
  • Rappel du périmètre projet
  • Planification projet et projection de la disponibilité des uns et des autres
  • Planification des ateliers et des réunions (si possible)
  • Présentation de l’outil de gestion de projet (dans notre cas, nous présentons Monday, avec toute l’arborescence du projet)

Cette réunion dure généralement 1h. 

Un point d’attention : ce n’est pas un atelier ou une réunion de travail, il faut donc éviter de rentrer dans les détails et ne pas commencer à concevoir sans avoir cadré le projet.

Étape 2 : Le Starter kit : cadrer le projet pour mieux créer

Le Starter kit, c’est le mode de cadrage Agile imaginé par Limpide pour faciliter la phase de création et optimiser le taux de réussite du projet. On liste plusieurs thèmes qui doivent être abordés et partagés afin que les visions soient alignées et que nous puissions disposer des éléments nécessaires à la phase de conception :

  • Des interviews utilisateurs / collaborateurs / clients / prospects / candidats, en fonction de la problématique du projet
  • Des focus groupe utilisateurs
  • Une analyse data complète du site à refondre ou à optimiser
  • Une analyse comportementale du site à refondre ou à optimiser
  • Des ateliers collaboratifs (au minimum : stratégie, contenu, cibles & parcours, technique)

Les livrables de cette étape :

  • La “roadmap”, la feuille de route du projet : à noter qu’elle peut être beaucoup plus “longue” que le projet en lui-même, c’est particulièrement le cas lorsque c’est un projet de transformation digitale
  • Le “backlog”, colonne vertébrale du projet, où les “users stories” sont listées et associées à un degré de priorité technico-fonctionnel. Les priorités 1 vont former le MVP, minimum viable product qui lui-même va être découpé en plusieurs sprints. 

Le sprint étant un ensemble d’user stories à réaliser dans un temps donné. Généralement, on dimensionne le sprint sur une à 3 semaines et ensuite, on enchaîne les sprints les uns après les autres. Dans certains cas, on peut même paralléliser les sprints, mais cela demande un niveau de coordination important et une attention particulière sur les risques que peuvent présenter les retards de développement d’un sprint A sur les autres sprints en cours. 

Étape 3 : La phase de conception et de production (UX, UI design et développement)

Une fois le cadrage finalisé, on passe aux étapes suivantes, la conception et la production :

Les UX designers conçoivent les écrans qui composeront les parcours utilisateurs. Chez Limpide, nous utilisons Figma pour créer nos interfaces. À noter que cet outil permet également de prototyper et de proposer des tests aux utilisateurs afin d’éprouver la cinématique des workflows. Le test est précieux, car si on anticipe la fluidité des parcours à cette étape, on évite des réorientations chronophages plus tard, par exemple lorsque le développement technique est réalisé.

Les UI designers entrent ensuite en scène et prennent en charge le design des écrans. On commence toujours par présenter un, deux ou trois axes créatifs en fonction de l’identité de la marque pour laquelle on intervient. Une fois cet axe défini, on va “designer” chaque module et chaque page réalisée en UX. À noter qu’on utilise de plus en plus souvent, dans le cas de site internet, des générateurs de modules comme Gutenberg ou Elementor, qui sont intégrés au site. Ces outils permettent ensuite aux administrateurs de générer en toute autonomie de nouvelles pages ou de nouvelles strates dans des pages existantes. 

L’UI designer conçoit donc chaque module en projetant son intégration future, il doit anticiper les difficultés que vont rencontrer les développeurs “front” qui interviendront ensuite. 

Les développeurs “front” et “back” vont ensuite travailler à partir des user stories et des maquettes afin de rendre le site actuellement statique en un outil dynamique administrable par un CMS (toujours Open Source chez Limpide). 

Le binôme “front” et “back” se synchronise au quotidien via des rituels agiles comme la mêlée, à laquelle participe également le chef de projet digital et les designers si nécessaire. L’objectif de cette mêlée est de lister ce qui a été fait, ce qui reste à faire, de parler des difficultés rencontrées et d’anticiper les risques. La communication est centrale pendant cet échange et elle permet de désamorcer de futures tensions. 

Une fois qu’un sprint est développé, on commence à intégrer les contenus et on forme également les futurs administrateurs à l’utilisation du back office. Cette étape prépare la suivante, la recette. Effectivement, pour gagner du temps sur un projet, nous privilégions systématiquement une recette avec des contenus finalisés plutôt que le fameux “lorem ipsum” bien connu des créatifs !

Étape 4 : La recette

La recette, c’est souvent la partie négligée qui a le plus de conséquences sur l’étape « post » mise en ligne. Une recette doit être organisée et répondre aux user stories. 

Pour être simple, on doit couvrir l’ensemble des user stories grâce à des tests. Si ce n’est pas le cas, la recette sera incomplète et on risque de devoir traiter des bugs post mise en ligne. Le traitement des bugs n’est pas grave en tant que tel, mais l’expérience que vivront les internautes sera forcément dégradée, et ça en revanche ça peut être pénalisant. 

Nos conseils pour une recette parfaite : intégrer également la dimension créative avec une recette graphique réalisée par l’UI designer une fois les écrans intégrés.

Étape 5 : Le déploiement

Le déploiement, c’est l’étape qui permettra la mise en ligne du site. Pour anticiper au mieux, il faut, dès le kick off, définir quel sera l’hébergement cible, connaitre donc toutes les caractéristiques du ou des serveurs. 

L’idéal est d’avoir, le jour du déploiement, l’ensemble de l’équipe projet disponible.

Étape 6 : La maintenance et son amélioration continue

La maintenance consiste à intervenir toute la vie du site pour l’entretenir et s’assurer qu’il soit à jour et bien protégé. 

À noter que la majeure partie des intrusions de sécurité sur les sites web, et particulièrement les WordPress, sont réalisées grâce à des plugins qui ne sont pas mis à jour… Il est donc clairement recommandé de s’assurer que son site est à jour si on ne veut pas avoir de mauvaises surprises. 

La maintenance permet aussi de corriger tous les bugs qui pourraient être produits par des évolutions autour du site, on peut noter par exemple l’évolution d’un navigateur comme chrome ou safari qui aura des répercussions sur votre site. Si vous avez connecté votre site internet à un CRM comme Salesforce c’est exactement le même principe, si le CRM évolue, vous devez intervenir pour que la connexion fonctionne toujours et cela fait également partie de la maintenance.

Chez Limpide, on complète la maintenance technique avec une maintenance graphique et d’usage que l’on appelle : l’amélioration continue : régulièrement, tous les trimestres par exemple, nous faisons un audit flash du site, d’un parcours spécifique ou des performances SEO sur les moteurs de recherche (Google, Bing, etc.), afin de proposer des améliorations, des préconisations en matière de web marketing et de proposer une expérience utilisateur dynamique et toujours plus satisfaisante. 

L’outil de gestion de projet web que nous utilisons chez Limpide 

La gestion de projet, c’est également l’art de communiquer au bon moment et on a pu, depuis quelques années, voir de nombreux outils apparaître pour gérer des projets. 

Comme il existe une multitude de types de projets différents lorsque l’on travaille dans une agence digitale, on retrouve beaucoup, mais alors vraiment beaucoup d’outils de gestion de projet. 
Chez Limpide, nous avons choisi Monday pour tous nos projets en phase de “build” et pouvons également travailler avec Trello pour les projets en phase de “run” ou de maintenance. 

Ces deux outils présentent l’avantage de permettre à nos clients de se connecter 24h/24h, 7/7, d’où ils veulent, sur n’importe quel support (ordinateur, téléphone, tablette) et d’accéder en temps réel à l’état d’avancement du projet. Ils permettent également de centraliser les échanges et de partager des documents en toute simplicité. 

C’est primordial pour assurer une gestion de projet transparente et efficace.

Pour conclure, la gestion de projet est centrale, elle s’adapte à l’organisation du projet, au nombre de parties prenantes, au contexte géographique, au type de projet. Chez Limpide on constitue presque systématiquement des binômes composés d’un chef de projet digital très opérationnel et d’un directeur de projet qui l’accompagne afin que le pilotage projet soit le plus fluide possible.