Quarante ! C’est le prix d’un cocktail dans un bar “branché” à Paris… C’est également le nombre de Limpide Talks réalisés jusqu’ici dans nos locaux de Place de Clichy et ça, c’est une fierté ! Événement initialement prévu pour un objectif business : ramener nos prospects chez Limpide. Aujourd’hui c’est un rassemblement de passionnés du digital. Ces petits-déjeuners formation sont animés par nos experts.
La conférence #40 nous a permis de rencontrer des responsables de départements et de la transformation digitale de groupes qui souhaitent développer leurs propres applications métiers. Pour répondre à leurs questions nous avons présenté une partie de notre méthodologie.
Pourquoi créer une application métier ?
Avant de répondre à cette question, vous devez comprendre ce qu’est une application métier. En voici la définition :
Il s’agit d’un outil permettant à une personne (ou une équipe) de fluidifier ses process, son organisation, faciliter ses tâches… En résumé : travailler mieux et plus vite. Deux possibilités s’offrent à elle : acheter une solution déjà existante ou créer son application métier.
Quelque soit la solution choisie, ce type d’outil doit faciliter le travail de l’utilisateur et améliorer la productivité et la rentabilité de l’entreprise. Ce sont les raisons qui poussent nos clients à créer des applications métiers. Une nouvelle motivation est née depuis quelques années : rendre le quotidien des utilisateurs plus agréable. En effet, si l’outil n’est pas “fluide” ou “intuitif”, il n’est pas correctement utilisé. Ainsi, cette troisième brique sert les deux premières.
Limpide ne réalisant que des projets sur mesure, nous allons nous intéresser dans cet article à la méthodologie que nous adoptons pour créer une application métier. Si vous pensez trouver un benchmark de solutions existantes, vous pouvez passer votre chemin !
Comment créer une application métier ?
Nicolas (directeur UX) et Christophe (directeur transformation digitale) nous ont présenté la méthodologie que nous avons appliquée pour des projets de développement d’application métier chez BPCE, Total ou encore SAV Group. Ces outils concernent particulièrement les métiers des ressources humaines, en les aidant à améliorer l’expérience collaborateur – sujet d’un précédent Talk.
Le point de départ est toujours le même : comprendre l’utilisateur. Pour cela nous utilisons des études quantitatives et qualitatives. Pour ce type de projet, l’essentiel est de se rapprocher des personnes du métier – dans le cas de Total, il s’agissait des responsables de ressources humaines et système d’information ressources humaines (SI RH) – pour traduire leurs besoins en fonctionnalités.
Les moyens de découverte sont nombreux :
- Groupe de discussions
- Ateliers
- Entretiens
- Observations terrain
Après avoir regroupé les informations du terrain, nous alimentons la réflexion par de l’étude concurrentielle pour produire un backlog et une roadmap. Le backlog est le listing fonctionnel de l’outil. La roadmap est la feuille de route regroupant les étapes clés du projet à 6 mois, 1 an, 2 ans, 5 ans… Les deux documents sont bien entendu évolutifs. C’est la base de notre méthodologie.
Les facteurs de réussite d’un projet de développement d’application métier
Un Limpide Talk se termine généralement par un échange convivial au cours duquel nous répondons aux questions des participants (et ingérons des quantités industrielles de viennoiseries). La sollicitation d’un convive nous a interpellé : “Comment faire pour que mon application métier soit utilisée ?”
C’est une problématique à laquelle nous devons souvent répondre. En effet, les budgets engagés pour les projets de développement d’application métier sont conséquents. Il est primordial que l’outil soit utilisé par les principaux intéressés.
Nous avons listé 3 facteurs de réussite d’un projet de développement d’application métier :
- Avoir une sponsor interne
- Embarquer les collaborateurs
- Travailler sur un budget déjà défini
Nous vous expliquons …
1. Avoir un sponsor interne
Un sponsor est une personne au sein du groupe – souvent le commanditaire de l’outil, haut placé dans la hiérarchie – qui va soutenir le projet en interne. Il va donc créer le centre du noyau dur. Sa portée au sein de l’entreprise est plus importante. Ses équipes vont le suivre. Cette personne va être le relais des communications adressées aux collaborateurs. Dans les projets Limpide il s’agit presque tout le temps d’un dirigeant de l’entreprise. Il sert de soutien financier, puisqu’il gère les budgets, mais également à fédérer les acteurs du projet.
2. Embarquer les collaborateurs
Les personnes du métier (RH, Achat, etc…) ne répondent pas toutes aux mêmes personas (les personas sont des groupes de personnalités fictives qui aident à définir des comportements dans un projet digital). La raison est simple : âges, usages, appétence au digital, vision du métier – la liste pourrait être très longue – autant d’éléments qui complexifient un projet de développement d’application métier.
Si l’équipe projet travaille en boîte noire, c’est l’échec assuré. L’outil va être imposé aux utilisateurs. Ils se retrouveront avec un outil éloigné de leur manière de travailler.
Pour palier à cet échec, il faut embarquer les collaborateurs dès la première réunion de cadrage projet. En effet, ce sont eux qui vont être garants du succès de l’application. Pour les accompagner à s’approprier l’outil et monter en compétence, il faut créer un dispositif de communication. L’exemple cité lors du Talk était celui de CockpitRH, Limpide a réalisé pour le responsable des ressources humaines de BPCE un événement explicatif, une série d’emails d’onboarding, un minisite speedboarding… Grâce à ce dispositif, les salariés ont pu s’approprier l’outil, et le service d’assistance n’a jamais été sollicité en 3 ans !
3. Travailler sur un budget déjà défini
“Chez Limpide, nous travaillons sur budget !” C’est ce qu’affirme Christophe pour introduire ce point. En effet, si nous ne connaissons pas les ressources allouées au projet, facile de faire un hors sujet. Nous pouvons faire des propositions démesurées par rapport à la réalité des moyens du client. Nous vendons du temps homme. Plus le budget est élevé, plus les équipes pourront être mobilisées, plus le champ des possibles sera couvert.
Avoir un budget déjà voté et défini pour un projet signifie que l’application doit être lancée. Nous sommes dans une démarche d’action, pas de réflexion. La transformation digitale est déjà lancée, il ne faut pas faire adhérer les collaborateurs au projet.
Ce que Nicolas et Christophe ont présenté lors de ce Talk correspondait à la phase 1 et 2 de notre méthodologie : mesurer et définir. Ces deux étapes représentent une activité de conseil. Il faut avoir une visibilité sur le budget que vous pouvez allouer pour vous faire accompagner. C’est ce qui correspond à notre offre “Starterkit”, dont la méthodologie a été expliquée dans notre talk #35, la mort du cahier des charges.
C’est d’ailleurs comme ça que l’on qualifie nos leads chez Limpide. Si le budget de notre prospect ne lui permet pas d’avoir recours à un starterkit (entre 10 et 30K €), c’est qu’il n’aura pas de budget pour développer une application métier. Ce sont des projets qui demandent de la ressource des deux côtés (client et agence). Nous ne nous engageons pas sur des projets à risque. C’est l’assurance d’éviter l’échec pour le prospect et nous-même.
L’amélioration continue d’une application métier
Créer une application métier c’est bien. La faire vivre dans le temps c’est mieux ! L’amélioration continue est la 4ème brique de la méthodologie Limpide. Une application métier doit évoluer en même temps que ses utilisateurs. Les usages changent dans le temps, le métier également. Quelque chose qui est vrai dans un temps N ne le sera peut être plus en N+1. L’amélioration continue permet d’éviter une refonte tous les 2/4 ans.
Pour mettre en place de l’amélioration continue il faut étudier ses utilisateurs et aller dans leur sens. Pour cela, des audits qualitatifs – si vous n’avez pas survolé cet article, les moyens sont listés plus haut – et des audits quantitatifs. En effet, maintenant que vous avez créé une application métier, vos utilisateurs génèrent de la data. Vous pouvez maintenant étudier leurs parcours.
Pour conclure, ce Talk était une réussite, nous avons rencontré des personnes comme nous, passionnées et engagées. L’intérêt de ces RDV du digital est multiple :
- Marque employeur : attention la concurrence, nous agrandissons l’équipe !
- Notoriété : faire connaître l’agence ;
- Contenu : cet article en est la preuve ;
- Commercial : rencontrer nos prospects dans un cadre moins formel qu’une réunion.
Si vous souhaitez commander un Talk pour votre entreprise, nous sommes disponibles pour en discuter.
