Au sein d’une agence digitale, on retrouve des problématiques liées à la gestion de projet qui sont récurrentes :
- La charge : quelles sont les équipes disponibles ?
- Le planning : Où en sont les plannings des différents projets / les délais seront-ils tenus ?
- Le time tracking : combien de temps a passé chaque personne sur un projet ?
Depuis le lancement de l’agence, il y’a bientôt 8 ans, des besoins ont émergé au fur et à mesure du temps : pouvoir mieux planifier et suivre l’évolution de chacun de nos projets, centraliser et simplifier les échanges, avoir une vision d’ensemble et suivre les temps passés par chacun…
Après avoir benché et testé de nombreuses solutions, parmi lesquelles Trello, Asana ou encore Wrike, nous avons sauté le pas.
Nous nous sommes tournés vers une startup israélienne fondée en 2012 par Avishai Abrahami (le PDG de Wix). Initialement appelé Dapulse, l’outil s’appelle aujourd’hui Monday, ce qui tombe bien puisque nous faisons nos points projet tous les lundis matin !
Comment ça marche ?
Une sidebar à gauche de l’interface permet de naviguer facilement entre les projets créés, les projets sont publics, privés, ou partagés avec les clients.
Pour chaque projet nous créons un dossier avec différentes “boards”. Les boards sont au coeur du fonctionnement de Monday, de la même manière que sur Trello.
Les principales boards que nous avons créé sont les suivantes :
- Planning
- Suivi des temps
- Créa & Développement : nous ajoutons ici les différentes tâches associées et il est possible d’échanger sur une tâche (création de conversations, partage de documents, commentaires). Cela permet de centraliser tous les documents qui concernent un projet.
On peut aussi imaginer d’autres boards en fonction des projets comme “Illustration”, “Conception rédaction” ou “Backlog”.
Chaque board est ensuite composée de différentes Pulse (identique aux Cards sur Trello), permettant de lister les différentes tâches associées à une “board”. Le fonctionnement est très similaire aux autres interfaces, mais l’UX et l’UI de l’outil nous ont beaucoup plus convaincu.
Ce qu’on aime dans Monday (ex Dapulse) :
La transparence : nous avons une vision globale et partagée de l’ensemble des projets.
- Indispensable pour les directeurs et les CDP (qui travaille sur quoi, ce qu’il reste à faire)
- Important pour les créatifs et les développeurs : se situer dans un projet global
La flexibilité : l’outil permet de créer des boards et de les organiser librement, on choisit en effet les différentes colonnes qui la compose (Statut, Texte, Personne, Date, Timeline, Tag, Nombre)
Une prise en main extrêmement simple pour tout le monde : dirigeants, chefs de projet, développeurs, créatifs. En effet l’outil est très intuitif, les chefs de projet créent et organisent les dossiers et attribuent les tâches aux développeurs et créatifs. Ces derniers peuvent ainsi visualiser les projets qui les concernent, réaliser les tâches puis mettre à jour le statut quand c’est fait ou si il y a un blocage.
L’aspect collaboratif : On peut partager les boards à la fois au sein de l’agence mais aussi avec nos clients.
En interne, nous partageons toutes les boards aux dirigeants pour qu’ils aient toujours un oeil sur les projets en cours. Par exemple Nicolas (directeur de création) et Christophe (directeur commercial) regardent régulièrement les boards “Temps” pour avoir un suivi des temps passés sur chacun des projets.
On partage également certaines boards avec nos clients, cela dépend des clients mais par exemple nous partageons les boards “Planning” pour qu’ils puissent suivre l’avancée des projets, “Backlog” pour qu’ils puissent valider le périmètre fonctionnel et prioriser facilement les fonctionnalités et “Design” pour qu’ils puissent valider des maquettes.
Son design agréable : L’interface est visuellement réussie et ainsi très lisible, nous pouvons associer des couleurs aux différents statuts. (Vert pour Fait, Orange pour En cours, Rouge pour Blocage par exemple) En tant qu’agence créative nous sommes tout particulièrement sensibles à l’esthétique des interfaces, c’est tout simplement bien plus agréable d’ouvrir tous les matins une application UX & Design friendly. L’équipe créative apprécie également la possibilité de mettre des gifs en commentaire ce qui donne un aspect ludique !
Les axes d’amélioration
Parce qu’un outil pourra toujours être amélioré, nous avons quelques bémols, à savoir le principe de suivi des temps un peu artisanal et le fait de ne pas pouvoir exporter les plannings de gantt.
Heureusement Monday travaille en permanence sur l’amélioration de son outil, nous sommes tenus régulièrement au courant via une newsletter des évolutions. Nous attendons avec impatience un système de suivi des temps performant pour ne pas à avoir à utiliser une application parallèle !
