Repenser l’expérience utilisateur d’un outil de gestion électronique de contenus et de workflow.

Solution historique d’Innovation & Trust, Docubase propose un panel de fonctionnalités permettant de digitaliser les processus métiers et documentaires. De l’acquisition de documents jusqu’à sa conservation pérenne avec une valeur probatoire (SAE), Docubase permet de sécuriser et d’optimiser les flux au service de l’efficacité et de la productivité des collaborateurs.

Les équipes d’Innovation & Trust nous ont sollicités pour les accompagner dans la refonte des parcours de leur solution Docubase. Avec des objectifs clairs :

La solution étant déjà existante et techniquement robuste, nous avons lancé le travail par un recensement de l’ensemble des parcours et fonctionnalités, que ce soit sur la partie gestion électronique de documents que sur le volet gestion des processus.
Suite à ce travail d’échange avec l’équipe d’Innovation & Trust, nous avons identifié les points de frictions rencontrées par les clients pour améliorer leur parcours.
Notre ligne de conduite : gagner en efficacité et productivité pour des clients qui réalisent des tâches récurrentes et quotidiennes !

Suite à une démonstration et recensement des fonctionnalités et pages de la solution Docubase, nous avons pu dégager le backlog complet. Ce backlog, nous a permis de faire émerger la feuille de route et planifier les sprints de réalisation des écrans du futur Docubase. La feuille de route étant validée et planifiée, il était temps d’éprouver nos parcours !

Sur la base du backlog, nous avons projeté les écrans de la future solution en conservant notre ligne de conduite : gagner en efficacité et productivité pour des clients qui réalisent des tâches récurrentes et quotidiennes !
Côté Production :

Côté Management, réussir à proposer un espace de reporting notamment pour prendre des décisions rapidement.

Sur la base des écrans UX, notre travail a ensuite été de définir le design graphique de la nouvelle interface. Partir des codes graphiques du Groupe en y apportant des codes “produit”.
Après la validation du design graphique, nous avons défini le Material Design, dont la librairie embarque : les styles, les composants, les boutons, les icônes…
Cette librairie permet à l’équipe de développeurs de prendre en main le design et pouvoir le décliner sur de nouvelles fonctionnalités. Cette librairie nous permet également d’apporter une modification sur l’ensemble des pages en un clic !

Une fois le travail UI design validé, nous avons organisé des tests utilisateurs sur un panel de clients Innovation & Trust, afin d’évaluer l’expérience utilisateur de la refonte. En effet, la refonte d’une application métier utilisée au quotidien par des collaborateurs peut bouleverser leurs habitudes de travail.

Afin de réaliser ce test, nous avons défini le scénario et les missions à faire tester. Pour ce faire, nous avons mis en place un prototype complet des parcours à réaliser en utilisant l’outil Maze, pour collecter les feedbacks des testeurs. Notre choix s’est porté sur Maze, un outil qui permet d’intégrer rapidement un protocole de tests et de le lier à un prototype très facilement.
Chaque testeur a été embarqué dans le but de réaliser des tâches en toute autonomie et de répondre à des questions génériques.

Notre objectif : confirmer que les parcours répondent bien aux besoins des utilisateurs en appuyant sur les nouvelles fonctionnalités mises à disposition.