Comment améliorer l’expérience des expatriés TotalEnergies en France ?

Le contexte projet était ambitieux et nous a immédiatement séduit : 4 mois pour mettre en place une première version d’une solution digitale fonctionnelle, une équipe TotalEnergies composée de représentants métiers et IT et une parfaite maîtrise de l’accompagnement des expatriés. Un véritable projet mené en méthodologie UX et Agile avec un dispositif d’onboarding sur-mesure.

L’objectif du projet était ambitieux : apporter à l’expérience de l’expatriation une valeur supplémentaire grâce au digital. Au sein de TotalEnergies, l’expatriation est une expérience maîtrisée qui est encadrée par une équipe composée de différents experts métiers. Nous avons donc pu collaborer avec eux pour comprendre leurs métiers et identifier comment le digital pourrait améliorer l’expérience que vivent les expatriés.

Une fois les modélisations effectuées nous avons travaillé sur une ergonomie fluide et efficace pour des cibles très différentes culturellement. Pour atteindre cet objectif nous avons mis en place toutes les étapes de notre méthodologie UX , ce qui nous a permis d’éprouver nos workflows avec les utilisateurs. 

Les équipes TotalEnergies avaient initié le projet en suivant la méthodologie Agile, le recueil des besoins auprès des expatriés et des équipes mobilités avaient été réalisé. Nous avons donc analysé l’ensemble des éléments pour les traduire en “user stories”. Cela nous a permis de passer d’une vision fonctionnelle à une vision orientée usage. Cette étape était déterminante pour mettre en place les outils nécessaires à la gestion du projet en Agile/UX, à définir un Minimum Viable Product (MVP) et à assurer le découpage des design sprints.

Un déploiement international comporte certaines difficultés comme la bonne prise en main du service. Pour optimiser le taux de réussite du déploiement, nous avons mis en place un plan d’onboarding à plusieurs niveaux qui nous a permis de communiquer vers les différentes cibles et de progressivement les préparer à l’utilisation de Fleximove. 

L’équipe projet a été élargie et nous avons intégré l’équipe mobilité, responsable des expatriés, dans toutes les phases de recette de la solution. Ils sont devenus experts Fleximove et des relais efficaces (et convaincus) sur le terrain. 

Nous avons communiqué vers les expatriés grâce à des supports vidéos et des emails afin de leur donner de plus en plus d’informations et les préparer au lancement. 

Lors de la mise à disposition de la solution, l’équipe de “relais” a permis d’homogénéiser la présentation du service aux expatriés et d’assurer une prise en main idéale de Fleximove. L’expérience de découverte a été cadrée et a permis de fluidifier “la première fois” des expatriés sur Fleximove.

Fleximove a été pensée pour les expatriés mais rapidement les gestionnaires ont souhaité disposer du même outil pour assurer la gestion des expatriés. 

Pour cela nous avons intégré un nouveau rôle utilisateur : le gestionnaire de mobilité. 

Ce rôle utilisateur se segmente ensuite en fonction des dominantes métiers, immigration, logement, management, etc. De nouvelles fonctionnalités ont donc été intégrées à la solution existante et ont permis progressivement de proposer la solution Fleximove comme outil unique pour les équipes gestionnaires et les expatriés.  

La solution propose également une dimension reporting et exports de données, très appréciées des managers.

Fleximove est une solution qui a été créée sur-mesure pour TotalEnergies et qui ne remplace pas des services existants, elle les agrège afin de proposer une expérience digitale unique et maîtrisée aux expatriés. 

Pour cela nos équipes ont travaillé avec les fournisseurs de services travaillant déjà avec l’équipe mobilité pour mettre en place des systèmes de communication des plateformes (API). La solution Fleximove est donc connectée à différents services et permet de la faire évoluer sans avoir à développer chaque nouvelle fonctionnalité. 

Le résultat : Fleximove centralise tout ce qui concerne l’expatriation : fonctionnalités, contenus, actualités, etc. 

Ateliers de travail, Design Thinking, UX Design, UIDesign, Onboarding, Gestion de projet.